وأكدت «التجارة» متابعتها عمليات إيداع القوائم المالية للشركات المساهمة المقفلة أو ذات المسؤولية المحدودة، مبينة أهمية إسراع الشركات في إيداع قوائمها تطبيقا لما نص عليه نظام الشركات، وتجنبا للعقوبات المقررة به في حال التأخر عن الفترة النظامية للإيداع، والمحددة بـ4 أشهر للشركة ذات المسؤولية المحدودة، وقبل تاريخ انعقاد الجمعية العامة بـ15 يوما للشركة المساهمة المقفلة، التي تنعقد خلال 6 أشهر من نهاية السنة المالية.
وأوضحت «التجارة» آليات إعداد الوثائق المالية لشركات المساهمة المقفلة، حيث يعد مجلس الإدارة القوائم المالية للشركة، وتقريرًا عن نشاطها ومركزها المالية عن السنة المنقضية، ويتضمن الطريقة المقترحة لتوزيع الأرباح، بالإضافة إلى وضع الوثائق تحت تصرف مراجع الحسابات قبل الموعد المحدد لانعقاد الجمعية العامة بـ45 يوما.
بينما يعد المديرون في الشركات ذات المسؤولية المحدودة عن كل سنة مالية القوائم المالية للشركة، وتقريرا عن نشاط الشركة ومركزها المالي، واقتراحاتهم بشأن توزيع الأرباح، وذلك خلال 3 أشهر من نهاية السنة المالية.
يوفر برنامج الإيداع الإلكتروني للقوائم المالية (قوائم) خدمة إدخال المعلومات الخاصة بالمنشآت وتحديثها والاطلاع عليها مثل معلومات السجل التجاري، ونشاط المنشأة وعنوانها، ورأس المال المدفوع والبيانات المالية للمنشأة، وغير ذلك، مما يسهم في رفع مستوى الشفافية ودقة المعلومات المالية، ويعزز قاعدة البيانات الاقتصادية للقطاع التجاري، لتكون مرجعا رسميا يستفاد منه في الدراسات والتخطيط بالمملكة.